İşten Ayrılmak İsteyen Çalışanınızla Ayrılma Süreci

Birçok işveren, işe alıştırmaya, işten ayrılmaktan daha fazla odaklanıyor. Ancak ayrılan çalışanlar için olumlu bir deneyim yaratmak, elde tutma oranını artırmaya, moralleri yüksek tutmaya ve sorunsuz ve basit bir geçiş sağlamaya yardımcı olabilir.

Bir işveren olarak, şirketinizden ayrılmayı seçen bir çalışana sunacak hiçbir şeyinizin olmadığını düşünebilirsiniz. Hatta incinmiş veya kırgın hissedebilirsiniz. Ancak, bu duyguları bir kenara bırakmanız ve köprüleri yakmadan ve dahil olan herkese destek ve yönlendirme sağlamadan personelinizden nasıl ayrılacağınıza odaklanmanız çok önemlidir.

Bir Çalışan Nasıl Olumlu Bir Şekilde İşten Çıkarılır?

Şirket kültürünüzün bir parçası olarak etkili bir çalışan işten ayrılma stratejisi oluşturmak için kullanabileceğiniz bazı ipuçları bulunmaktadır.

1. Kuruluşunuzun İtibarını Düşünün

Bazı işverenler, bir çalışanın ayrılmaya karar verdiğinde kişisel duyguların hakim olmasına izin verme eğilimindedir, ancak hemen hemen her şirkette bir noktada veya başka bir noktada işten ayrılma kaçınılmazdır.

Çalışanlar çeşitli nedenlerle ayrılmayı seçerler ve bir ekip üyesi neden ayrılmaya karar verirse versin, kişisel fikirlerinizi kontrol altında tutmanız önemlidir. Bunu yalnızca işten ayrılan çalışanınız ve ekibinizin geri kalanı için olumlu bir işten ayrılma deneyimini teşvik etmek için değil, aynı zamanda şirketinizin itibarını artırmak için yapın.

Şirketinize bir iş başvurusunda bulunmadan önce, birçok potansiyel çalışan nelerin ortaya çıktığını görmek için şirketiniz hakkında hızlı bir internet araştırması yapacaktır. Şirketiniz hakkında yapılan olumsuz bir yorum, olumsuz bir eleştiri yada kötü bir işten ayrılma deneyiminin ayrıntılarının internette yer alması, nitelikli, yüksek kaliteli adayları kaçırmanıza neden olabilir.

Alternatif olarak, geniş bir ağa sahip olan veya farklı profesyonel gruplarda yer alan eski bir çalışan, diğer endüstri uzmanlarına işten ayrılma sürecinde dikkatsizce davranan bir işverenden övgüyle bahsetmeyecektir.

2. Çıkış Yapan Çalışanınızla Tanışın

Açıkça görünebilir, ancak ayrılan çalışanınızla bildirimde bulunduktan sonra görüşmelisiniz. Dostane ve bilgilendirici bir toplantı, işten ayrılma sürecinin geri kalanının tonunu belirlemenize ve meslektaşınızın nerede durduğunu bilmesine yardımcı olabilir.

Beklentiler ve sorumluluklardan ayrılma söz konusu olduğunda ikinizin de aynı sayfada olması için aşağıdaki konuları ele alın:

• Ona yardım etmek için ne yapabilirsin
• Sana yardım etmek için ne yapabilirler
• Gitmeden önce ne yapmalarını bekliyorsun
• Eğitim materyali geliştirmeleri gerekip gerekmediği
• İş görevlerini kimin üstleneceği

Bu toplantı sırasında nazik, olumlu ve arkadaş canlısı olmayı unutmayın. Ne kadar çok destek ve rehberlik verirseniz, çalışanın yerine geçeceklerini eğitmeye ve nihai projeleri tamamlamaya yardımcı olma olasılığı o kadar artar.

Bunu ayrıca nereye gittiklerini, yeni konumlarının ne olacağını ve harekete geçmeye karar vermelerine neyin sebep olduğunu sormak için bir fırsat olarak kullanabilirsiniz. Ancak, memnuniyetsizlik veya mutsuzluk nedeniyle ayrıldıklarından şüpheleniyorsanız, bu görüşmeyi detaylandırmadan sadece çıkış mülakatı olarak yansıtın.

3. Ekibinizle Tanışın

Bir çalışan istifa ettiğinde, bu tüm ekibinizi etkiler. Çok fazla belirsizliğe neden olabilir ve moral ve bağlılığı olumsuz yönde etkileyebilir. Ancak herhangi bir olumsuz etkinin önüne geçmenin en kolay yollarından biri, tüm ekibinizle erken ve iyi iletişim kurmaktır.

Ayrılan çalışanla görüştükten ve görevleri devretmek için bir plan yaptıktan sonra, tüm personel üyelerinizle bir grup toplantısı planlamalısınız.

İsterseniz, giden çalışanınızın toplantının başında ayrıldığını duyurmasına izin verin ve ardından geçiş planınız ve doldurmak için yeni bir çalışan işe alıp almayacağınız gibi ekibin geri kalanını etkileyecek tüm ayrıntıları gözden geçirin. Açık pozisyon veya rolü şirketinizin içinden doldurmayı planlıyorsanız eğer.

Bu aynı zamanda, katkılarından dolayı teşekkür ederek ve yeni profesyonel maceraları için tebrik ederek eski çalışanınız hakkında kısa ve açık bir konuşma yapmak için iyi bir zamandır. Destekleyici ve teşvik edici bir mesaj, hem işten ayrılan çalışanlar hem de mevcut personeliniz için uzun bir yol kat etmenizi sağlayabilir.

Ekibinizdeki yeni roller veya sorumluluklar konusunda kafa karışıklığı olmaması için herkese soru sorma şansı verin. Açık iletişim, çalışanların kendilerini güvende hissetmelerini sağlar ve iş akışındaki ve görevlerdeki değişiklikleri kolaylaştırır.

4. Personel Değişikliği Hakkında İletişim Kurun

Bir çalışan ayrıldıktan sonra, herkesin artık şirketinizde olmadığını bildiğinden emin olmak istersiniz. Bu, personelinizin geri kalanı ile şirket dışındaki müşteriler, serbest çalışanlar, ortaklar veya iş bağlantılarını kapsar.

Çalışanınız ayrılmadan önce, son günleriyle ilgili herhangi birini ve bundan sonra görevlerini kimin devralacağını bildiren bir e-posta gönderin. E-postanın, departman başkanları ve kıdemsiz çalışanlar dahil tüm personelinize gönderildiğinden emin olun. Mümkün olduğunca hiç kimsenin şaşırmamasını ve gelecekte kiminle çalışacaklarını bilmelerini istersiniz.

Çalışanınız ayrıldıktan sonra, yanlışlıkla önceki e-posta adreslerine gönderilebilecek işle ilgili önemli e-postaları yakalayabilmeniz için e-posta yönlendirmeyi mutlaka ayarlayın.

5. Morali Unutmayın

Ekibin geri kalanının moralin, bir çalışan ayrıldığında, özellikle de iş arkadaşlarının olumsuz bir işten ayrılma deneyimi varsa, etkilenebilir. İletişim kurmayı reddetmek, kişisel duyguların araya girmesine izin vermek veya sorunsuz bir geçiş planlayıp organize etmemek gibi zayıf işten ayrılma taktikleri, ekip üyelerinize insan olarak değil, yalnızca çalışanlar olarak değer verdiğiniz izlenimini verir.

Alternatif olarak, olumlu bir işten ayrılma planı moralinizi sabit tutabilir ve personele onları gerçekten önemsediğinizi ve bir yönetici veya işletme sahibi olarak rolünüzü ciddiye aldığınızı gösterebilir.

Personelinizin önceki çalışanınızın ayrılışından nasıl etkilendiğini belirlemek için moral verin ve çalışanlarınızla açık ve dürüst bir şekilde iletişim kurarak belirli sorunları ele alın.

Moraliniz düşük görünüyorsa ve ne yapmanız gerektiğinden emin değilseniz, katılım ve motivasyona yardımcı olmak için işten ayrılma kontrol listenize birkaç fikir daha eklemeyi deneyin.

6. İnsan Kaynakları Departmanınızla Çalışın

İnsan kaynakları (İK) departmanınız, hem katılım hem de ayrılma için temel bir kaynaktır.

Örneğin, İK uzmanınız aşağıdaki konularda yardımcı olabilir:

• Sağlık yardımlarının sona ermesi, planları paylaşma ve diğer mali evrak işleri
• Son bir maaş ödemesinin gönderilmesini sağlamak
• Güvenlik kartı, anahtar, kredi kartı veya dizüstü bilgisayar gibi şirket varlıklarının alınması
• Çalışan ayrıldıktan sonra şirket hesaplarına ve yazılımlarına erişimin kaldırılması
• Çıkış görüşmelerinin yapılması
• Bir iş ilanı oluşturma ve yeni bir işe alma
• Rekabete aykırı bir sözleşme veya gizlilik sözleşmesi gibi belgeleri gözden geçirmek

İK ayrıca, bir çalışan yoluna devam etmeye karar verdikten sonra iletişimin nasıl olumlu ve üretken tutulacağı konusunda rehberlik sağlayabilir.

7. İşten Ayrılan Çalışanınızdan İşe Alım Konusunda Yardımcı Olmasını İsteyin

Bir çalışan ayrıldığında, yalnızca görevleri devretmeye ve iş akışını yeniden yönlendirmeye odaklanmayın. Eski çalışanınızın yerine yenisini bulmasına yardımcı olun. Sonuçta, işini onlardan daha iyi kim bilebilir?

Uygun olduğunda onlardan şunları isteyin:

• Yeni işe alımlar için online iş ilanlarında kullanmak üzere bir iş tanımı hazırlatın
• Potansiyel adaylardan gelen özgeçmiş ve kapak yazılarının değerlendirmelerini isteyin
• Mevcut ekip üyelerinin uygun olup olmayacağını tartışın
• Görevlerini ve sorumluluklarını açıklamak için bir insan kaynakları sorumlusu veya insan kaynakları müdürü ile görüşün

Eski çalışanınızı değiştirilecekleri işe alma sürecine dahil etmek, açık pozisyon hakkında doğru ve gerçekçi bir anlayışa sahip olacak daha iyi, daha uygun adaylar bulmanıza yardımcı olur.

8. Çıkış Mülakatı Gerçekleştirme

Çıkış görüşmelerinin her zaman isteğe bağlı olması gerekse de, bunlar çalışanların işten ayrılma sürecinin önemli bir parçasıdır. Dürüst geri bildirimi teşvik etmenin ve bir yönetici ve şirket olarak nerede gelişebileceğinizi öğrenmenin harika bir yoludur.

Çıkış mülakatını, işe alım ve eğitimden incelemelere, ofis politikalarına, şirket kültürüne ve aradaki her şeye kadar, çalışanınızın sizinle olan tüm deneyimi hakkında bilgi edinmeniz için bir fırsat olarak düşünün.

Bazı çıkış görüşmeleri yöneticiler tarafından, diğerleri ise İK departmanları tarafından yapılır. Şirketinizin nasıl yapılandırıldığına bağlıdır. Lojistikten bağımsız olarak, çıkış görüşmeleri siz ve giden çalışanınız ayrılmadan önce son bir veya iki gün öncesi için ayarlanmalıdır. Çok erken yapılırsa, ayrılan çalışan öneri veya şikayetler konusunda tamamen açık sözlü olmaktan kendini rahat hissetmeyebilir.

İşten ayrılan çalışanınızın söyleyecek kötü bir şeyi olmasa da, pozisyonları, şirketi, ekibi veya yöneticileri ile ilgili her türlü ipucu veya tavsiyeyi paylaşmaya teşvik edin. Olumsuz geri bildirim paylaşırlarsa, kişisel olarak almamayı ve profesyonel kalmayı unutmayın.

9. Referans Olmayı Teklif Edin

İş referansları ile ilgili şirket politikanıza bağlı olarak, ilerideki işler için ayrılan çalışanınız için bir referans olmayı teklif edebilirsiniz. Dürüst, yardımcı ve profesyonel bir referans sağlamanız için size güvenebileceklerini bilmek, çalışanınızın iyi bir not bırakmasını sağlamanın harika bir yoludur.

Çoğu şirket, adayların referans olarak önceki yöneticilerini veya işverenlerini kullanmasını tercih eder, bu nedenle teklifte bulunarak profesyonel geleceklerini önemsediğinizi onlara bildirmiş olursunuz. Bu ayrıca, işten ayrılmaya karar veren çalışan yada çalışanlarınızın size sormak zorunda kalmasından kurtarır.

10. Çıkış Yapmakta Olan Çalışanınızın İletişim Bilgilerini Alın

Önceki görevleriyle ilgili sorularınız için onlarla iletişime geçmeniz gerektiğinde, giden çalışanınızın e-posta veya açık adresi gibi yeni iletişim bilgilerini almayı unutmayın. Örneğin, avantajları hakkında iletişime geçmeniz veya bir şirket hesabı veya şifresi hakkında soru sormanız gerekebilir. Kapsamlı bir devir planlayabilseniz de, bilgi aktarımı sırasında bazı ayrıntılar kaybolabilir, bu nedenle hızlı bir soru için önceki çalışanınıza nasıl ulaşacağınızı bilmek önemlidir.

Ve iyi koşullarda ayrılırlarsa, bunu arkadaşça bir mesaj göndermek veya onları işyerinde ki bir sosyal etkinliğe davet etmek için de kullanmak isteyebilirsiniz.

11. Bir Dönüşe Hoş Geldiniz

Boomerang çalışanları, bir şirketi daha sonra geri dönmek için terk eden işçilerdir. Bu çalışanlar, çimenlerin her zaman daha yeşil olmadığını öğrendiler ve şirketinizde olumlu bir deneyime sahip oldukları için sizin için çalışmaya geri döndüler. Bu çalışanlar, işletmenizin giriş ve çıkışlarını, müşterilerinizi ve şirketinizde üstlendikleri rolü zaten bildikleri için sizin için bir nimet olabilir.

Ancak bumerang çalışanları yalnızca uygun bir işten çıkarma sürecini kolaylaştırır ve bu sürece katılırsanız ve giden çalışanlara gelecekte geri dönebileceklerini bildirirseniz elde edersiniz.

Eski çalışanların tekrar çalışmasına açıksanız, bunun bir seçenek olduğunu bilmeleri için işten ayrılma süreciniz sırasında bunu ilettiğinizden emin olun. Açıklığa kavuşturmazsanız, sizin buna açık olmadığınızı varsayabilirler.

12. LinkedIn’de Bağlanın

LinkedIn, eski çalışanınızın profesyonel gelişimini takip etmenin ve işle ilgili sorular, referanslar veya iş fırsatları hakkında iletişime geçmenin ideal bir yoludur. LinkedIn’deki ayrılan çalışanınızla halihazırda bağlantı kurmadıysanız, onlara bir davet gönderin. Ayrıca, platformda yazılı bir öneri sunarak işleri bir adım öteye taşıyabilir, bu da onlara iş aramaları sırasında bir destek sağlayabilir ve profillerini tamamlayabilir.

Ve sizin için bir bonus olarak, tavsiyelerde bulunmak, eski çalışanınızın bağlantılarına ve ağına yıldız bir patron gibi görünmenizi sağlar.

13. Bir Etkinlik Planlayın

Öğle yemeği veya iş sonrası akşam yemeği gibi bir etkinlik planlamak, mevcut çalışanlara iş arkadaşlarına veda etme ve işten ayrılma sürecini mutlu bir şekilde sonlandırma şansı verebilir. İşten ayrılma hem eski çalışanınız hem de ekip üyeleri için zor olabilir, bu nedenle herkese anıları hatırlamak ve birbirlerini iyi dilekler dilemek için rastgele bir buluşma şansı sunmak, tipik son gün senaryolarından hoş bir değişiklik olabilir.

Ekibinizi etkinliği planlamaya dahil edin ve önceki çalışanınızın hoşuna gidecek bir mekan seçmeye çalışın. Mümkünse, şirketin herkes için daha eğlenceli hale getirmek için yemek veya meze masraflarını karşılamasını sağlayın.

14. Bir Hediye Satın Alın

Kişiye özel bir hediye şirketten ayrılacak olan çalışanınıza, çalışmalarından dolayı takdir ve teşekkürünüzü sunmak için mükemmel bir yoldur. Eski çalışanlar için bazı hediye fikirleri şunları içerir:

• Evrak çantası veya profesyonel çanta
• Kahve, çay veya çikolata sepeti
• Kişiselleştirilmiş ofis malzemeleri
• Hediye sepeti

Ayrıca bir pasta, ekibin çerçeveli bir resmi veya beğenebileceklerini düşündüğünüz herhangi bir şey alabilirsiniz. Fikir almak için iş arkadaşlarıyla konuşun ve bütçenize uygun bir hediye seçin.

15. Bir Kart Gönderin

Kart, bir çalışana veda etmenin uygun maliyetli ve yaygın bir yoludur. Tüm takıma kişisel bir mesaj yazma ve önceden göndererek isimlerini imzalama şansı verin. Ayrılan çalışanınızla iyi bir ilişkiniz varsa, onlara ne kadar değer verdiğinizi ve ekibinizde bulunmasından zevk aldığınızı ifade eden bir kart bile vermek isteyebilirsiniz.

Son Söz

Bağlılık ve profesyonelliği göz önünde bulundurarak çalışanlardan ayrıldığınızda, düşünceli ve arzu edilen bir işveren olmanın ödülünü moral olarak alırsınız. Şirketinizin itibarı, kaliteli işe alımları çekmek ve elde tutmak için güçlü bir araçtır ve önceki çalışanlara nasıl davrandığınız, potansiyel adaylar tarafından nasıl görüldüğünüz üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilir.

Dahil olan herkes için sorunsuz bir geçişi kolaylaştırmak için işten ayrılma stratejinizi profesyonel, iletişimsel ve pozitif tutun.